应用背景

    零售业可以说是最深入人们生活的行业，也是对传真依赖程度极高的行业。特别是近些年，大型集中式仓储加连锁门店方式迅速发展，传真的重要性更加凸显。

    零售业分布广、门店多是其区别于其他行业的最显著特点。各门店需要与总部保持联系，特别是产生的客户订单、每日报表等都是通过传真和总部确认，随着企业扩展，企业集团内部传真量也在不断攀升。

    门店及总部与供应商的订单多数为传真方式完成，传真量惊人，处理这些传真的工作量也同样巨大，分拣传真件到业务部、财务部、物流部全靠手工完成，费时费力，效率低下。

    这样多的传真件，分类管理、传真存档、历史订单查询等都不是件轻松的事情，完全靠人工方式处理，已经很难满足企业的需求。

解决方案

    易发联网传真服务器不仅是一套帮企业完成无纸化传真的产品，更能在提升办公效率方面，发挥重要作用。

    针对仓储加门店要处理大量业务订单的情况，易发联传真服务器特别提供了公共文件夹的功能，所有接收传真统一保存到公共文件夹中，同时把该公共文件夹授权给业务部，那么业务部所有员工在客户端均能实时看到公共文件夹中的传真件，一旦有新传真，自动刷新，当一个业务员点击处理了新传真件，则该传真件的处理状态会实时通知其他业务员，这样其他业务员就无需再重复处理，也不会造成各个业务员处理订单负荷不均的现象，大大提高了订单的处理效率。

    业务员在处理传真件时，还可以使用易发联内置的企业即时通讯功能，快速把订单信息发送给比如财务部、物流部等多个部分同时处理。

    另外每份传真自动形成一份文件，不会发生多份传真混在一起的情况。易发联传真服务器对所有收发的传真件（包括公共文件夹）自动备份，在客户端只需轻松点击几下鼠标，即可轻松查询所有历史订单。

案例分析

    箭牌卫浴，是大家耳熟能详的居家产品。过硬的产品质量赢得了广大客户的青睐。

    仅在北京一地，各大建材市场均有门店销售，我们实地观察了一下，从每日上班到下班这段时间，接收的传真件几乎没有断过。原先桌子上摆满了传统传真机，桌子上的传真件一份挨着一份，多份有混在一起的，有掉地上的，非常忙乱；业务部5-7个订单处理人员几乎没有闲暇时间，整理传真件，录入电脑系统，复印多份再人工分发到不同部门处理。每天业务部都重复着这样的工作，员工的工作强度非常高。有时传真机连续工作时间长了，会出现缺纸、卡纸、损坏等事情，还得连续维修人员等等，使得本来忙碌的工作更加忙乱。

    针对箭牌卫浴的业务特点，我们快速制定了一套解决方案，首先部署了一套多线路的传真服务器，由于要大家共同处理所有的传真件而又不能重复处理，因此把所有线路收到的传真全部配置到公共收件箱中，授权公共收件箱给业务部。这样，业务人员只要坐在电脑旁，查看公共收件箱即可，一旦有新传真件，所有客户端自动刷新提醒，当一个业务员点击处理时，处理状态自动通知给其他业务员，其他业务员在看到处理状态时，就无需再处理该传真件；同时在传真管理系统中点击转发，可以直接把该传真件转发给其他部门处理。

    经过实施这一整套自动化系统，箭牌卫浴彻底摆脱了先前人工操作订单时的各种麻烦，从订单处理、财务确认到物流发货，效率大大提高了，员工的工作强度下降了60%以上，也不再出现传真件卡纸的现象了。仅纸张、墨盒等耗材开支，每年就可节约数万元，更重要的是，员工的工作强度下降了，出错的几率也明显下降，目前处理订单的员工人数还减少了一人，这就是工作效率提升带来的效果。

    前后一对比，我们不难看出易发联传真服务器的优势所在。我们认为像这样的企业不止箭牌卫浴一家，很多企业的业务处理模式有很多的相似之处，使用易发联传真服务器，一定会给越来越多的企业带来真正的业绩的提升。